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為使區人大機關公文處理工作進一步規范化、科學化，提高公文處理的質量和效率，根據人大機關公文處理的有關規定，結合本機關實際，制定本規定。
一、發文處理
（一）發文處理是指，區人大常委會、黨組、辦公室對外行文的種類、格式、草擬、核稿、簽發、印制、用印、分發、歸檔等工作。
（二）種類
1、以常委會名義的行文有：
⑴常委會公告（發文字號為常委會會告）；
⑵常委會文件（發文字號為定人大常）；
⑶常委會干部任免通知（發文號字為定人大常干）。
2、以區人大常委會黨組名義的行文有：常委會黨組文件（發文字號為定人大常黨）
3、以常委會辦公室名義的行文有：
⑴常委會辦公室文件（以文字號為定人大常辦）；
⑵常委會辦公室函（發文字號為定人大常辦函）；
⑶常委會辦公室重要信訪函（發文字號為定人大常辦要信函）；
⑷常委會辦公室抄告單；
⑸內部明傳電報。
4、會議紀要
⑴常委會會議紀要；
⑵主任會議紀要。
（三）草擬
1、需要對外行文時，以常委會、常委會黨組、辦公室名義的行文，綜合性內容一般由辦公室擬稿。涉及區人大常委會各工委、信訪辦的專項性內容，按工作分工分別由各工委、信訪室擬稿。
2、草擬文稿應做到：
⑴符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。
⑵情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅力求短小。
⑶人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。
⑷結構層次，第一層為“一”、第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。
⑸必須使用國家法定計量單位。
⑹用字用詞準確、規范。文內使用的簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
⑺公文中的數字，除部分結構層次數和詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都應當使用阿拉伯數碼。
3、文稿起草應使用《舟山市定海區人大機關發文擬稿紙》，并按規定填寫擬稿紙中的各項內容。
（四）核稿
1、文稿在送領導簽發前，應進行核稿。
2、核稿的重點是：公文的種類、內容、格式。
3、以區人大常委會、黨組、辦公室名義的行文，綜合性內容由辦公室負責核稿。涉及區人大常委會各工委、信訪辦的專項性內容，由擬稿部門負責審核定稿，送經常委會分管領導審閱，并由該擬稿部門負責人在擬稿紙上簽署意見、名字、日期后，送辦公室按公文格式規定辦理。
4、核稿時，辦公室辦文人員對核稿中發現的問題，屬文字、技術性問題的，由辦文人員修改；涉及實質性內容需要作校對改動的，由擬稿部門負責修改，并經常委會分管領導同意；若擬稿部門有不同意見，應報請常委會分管領導指示，接領導指示辦理；對個別需作重大改動的文稿，經常委會分管領導同意后，退回擬稿部門重新辦理。
（五）簽發
1、以常委會名義行文的文稿核稿后，由辦公室秘書科送辦公室領導審核，送請常委會主任或副主任簽發。
2、以常委會黨組名義行文的文稿核稿后，由秘書科送辦公室領導審核，送請常委會黨組書記或黨組副書記簽發。
3、以常委會辦公室名義行文和文稿核稿后，由秘書科送辦公室主任簽發；經授權，也可由辦公室副主任簽發。
4、審核、簽發公文，應明確簽署意見，并寫上名字和日期。
5、領導審簽時，如有重大修改的，擬稿部門應將文稿交辦公室作文字復核，經簽發人同意后進行修改。
（六）印制
1、公文文稿按規定簽發后，交由辦公室統一編相應的發文字號，統一格式，統一安排打印。
2、文稿清樣一般由起草部門負責校對。
3、校清后的文稿，由辦公室負責統一印制。
（七）第一讀者
1、印制后的待發文件，由辦公室送第一讀者審讀無誤并簽字認可后，方可用印、分發。
2、以常委會、黨組、辦公室名義的行文，一般由辦公室分管副主任擔任第一讀者，辦公室分管副主任外出時，可委托秘書科科長擔任第一讀者；涉及區人大常委會各工委、信訪辦的專項性內容，由擬稿部門負責人擔任第一讀者。其中有關人事問題的黨組文件由黨組成員擔任第一讀者。
（八）用印
第一讀者審讀后的待發文件，由辦公室加蓋印章。
（九）分發
區人大常委會、黨組及辦事機構制作的公文由辦公室文書登記后統一分發。辦公室文書按文件主送和抄送單位分發，一般應同時將文件發常委會主任、副主任和辦公室主任、副主任以及文件起草、核稿工委、辦，其中分發對象涉及到區人大常委會各工委、辦直接聯系的個人、部門，由該工委、辦負責撰寫信封，再交辦公室分發。
急件隨到隨發，常規件不能遲于第二天發出。
（十）歸檔
各種公文都應統一歸檔，具體按《舟山市定海區人大機關檔案工作制度》辦理。
（十一）獎懲
1、在公文的擬稿、核稿、簽發、印制、一讀、用印、分發、歸檔等各個環節中，工作人員都要認真負責，各工委、辦要嚴格把關，避免發生差錯。
2、公文制作和處理過程中發生的差錯，應分別不同情況，由辦公室定期公布差錯、錯誤環節與原因、責任人員等情況。有關情況列入公務員、工作人員年度考核。
二、公文格式
（十二）定人大常、定人大常黨、定人大常干、定人大常辦、等文件格式：
1、版頭由發文機關全稱加“文件”兩字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯署機關名稱。
2、公文的秘密等級分為絕密、機密、秘密，標注于首頁左上角。
3、發文字號，由機關代字、發文年度（用方括號標入）和順序號組成，標注于版頭下方居中、橫線之上。聯合發文，一般只標明主辦機關的發文字號。
4、標題一般應標明公文主題和文種，位于發文字號下方。
5、題注位于標題下方，加圓括號居中標寫。
6、主送機關指受理公文的機關，位于正文上方，頂格排印，有的文件也可標注在本頁分送欄中。主送機關的名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱。
7、正文公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方。
8、附件說明，在正文或正文說明之下，發文機關署名之上，注明附件的順序和名稱。附件應當置于主件之后，與主件裝訂在一起；不能裝訂在一起的，附件在首頁左上角應當注明文件的發文字號。
9、發文機關署名，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文的右下方。
10、成文日期，一般署會議通過或者領導簽發日期；聯合行文，署名最后簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方；決議、決定的成文日期加括號標注于標題下方居中位置。
11、印章端正蓋在成文日期的上方，騎年蓋月，上不壓正文、下壓成文日期。
12、無正文說明，在文件落款（即發文機關署名與成文日期）與正文不能同處一頁紙時，應當在文件落款頁的上方頂格標注“此頁無正文”，外用圓括號標入。
13、抄送機關，指主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬的機關，不頂格排列，用兩條與文憑區等寬的平行細實線作為界線。
14、印制版頭，由公文印以機關名稱、印發日期組成，位于公文末頁下端。印發機關統稱舟山市定海區人大常委會辦公室，印發日期一般為送印日期。
（十三）其他公文格式：
1、常委會公告，印白頭，發布機關為舟山市定海區人大常委會，下署時間為公布時間。
2、各類便函，以文字號置于標題右上方，抄送機關置于文件落款左下方，不標注印制版。常委會辦事機構的函件用人民代表大會或常委會的便箋，工作委員會的函件用人民代表大會的便箋。
3、抄告單。
4、內部明傳電報。
（十四）印刷格式
1、用紙與排版
公文一般用A4紙，文字一律從左到右橫排，每頁一般排印22行，每行26字，左側裝訂。
2、字號字體
⑴文件標題用方正小標宋
⑵主送機關、正文、無正文說明、發文機關、成文日期、附件說明用仿宋
⑶“密級”用黑體2號，常委會公告期號用仿宋
⑷抄送機關用仿宋3號。
⑸抄告單中的領導批字用4號楷體，其他用4號仿宋。
三、收文處理
（十五）收文處理是指，區人大機關收受文件并從中提取有關信息，處理有關公務的過程，包括簽收、分辦、擬辦、承辦、查辦、注辦、存檔等若干環節。
（十六）區人大機關所有來文由辦公室統一簽收、分發。
寄送常委會、黨組、辦公室的文件，由辦公室拆封，區分辦件和非辦件，非辦件根據內容分發，辦件則需做好簽收、登記、留底工作。
寄送各工委、信訪辦的文件，分別交各工委、信訪辦處理。
有關信訪問題的信件交信訪辦按區人大常委會信訪工作有關規定處理。
分發給常委會及各工委、辦的文件材料，由辦公室派專人送至領導辦公室；凡急件隨到隨送。
（十七）需要傳閱的文件，由辦公室附上《文件傳閱單》，提出傳閱范圍，送有關領導和有關工委、辦傳閱，或復印送有關領導和有關工委、辦閱知。
（十八）不符合行文規定或者不應由區人大機關辦理的文件，由辦公室注明不予辦理的原因，退回來文單位。
（十九）辦件要附填《文件處理單》，提出擬辦意見，送分管領導審批。
（二十）分管領導根據文件內容和擬辦意見審批。審批文件要及時，并簽署明確意見、姓名和時間。
（二十一）需要其他工委、辦辦理的文件，根據分管領導的審批意見，轉送其他委、辦辦理。
（二十二）承辦工委、辦根據文件內容和領導的審批意見進行辦理，要急件急辦，常規件及時辦，提高效率，保證質量。文件辦理后，在《文件處理單》上注明辦理的經過與結果。
（二十三）辦公室要做好來文辦理工作的督促檢查，及時掌握辦理的情況和結果。
（二十四）文件辦理后應做好歸檔工作，具體按《舟山市定海區人大機關檔案工作制度》辦理。
四、領導批示的處理
（二十五）區人大常委會主任、副主任的批示，其中有關信訪的批示交信訪辦按《舟山市定海區人大常委會信訪工作規定》處理，其他批示按領導指示或批示內容交有關工委、辦處理。
（二十六）有關工委、辦收到領導的批示后，提出處理建議，報分管領導審定。需要以抄告單轉送領導閱知或有關單位辦理的，由辦公室負責抄告，重要或緊急批示應事先通過電話向有關單位或領導轉達。
（二十七）有關工委、辦應加強與承辦單位的聯系，對批示的辦理工作進行督促檢查。
（二十八）領導批示辦理完畢后，有關工委、辦應在《文件處理單》相應欄目內簡要注明辦理的經過與結果，并按《舟山市定海區人大機關檔案工作制度》做好歸檔工作。